GTDをほぼ忠実に実践したら、モヤモヤした現状が驚くほどスッキリと整理できた件。

GTDの「見極め」「整理」のプロセスを、本を読みながらなるべく忠実に実践してみたら、思いの外、クリアに整理されてスッキリしました。これは凄い。

加えてタスク管理ツールとしてWunderlistを採用したんですが、これがまたイイ！リストを横断検索する機能がとても使えます。横断検索できると、いま「どう取り組もうとしているか」がすぐに把握できるんです。これがとても嬉しい。

例えば、特定のプロジェクトについて今からやろうとしていることが、こんな感じで表示できます。

あるいは、特定の目標について、どんな取り組みをしようとしているかも、すぐに分かります。

整理した結果をこんな風に「見たい切り口」で見ることができるってのは、とても使い勝手がいいですねー。この使い方自体はWunderlistじゃなくても、

• タスクをリストごとに分類して管理できる
• タスクにタグを付けられるか、リストをまたいだ横断検索ができる

といった機能があるツールなら、同じことができるんじゃないかと。RTMでも普通にできそうですね(・∀・)

というわけで、見極め・整理のプロセスで気づいたこととポイント等をつらつらを書いていきたいと思います。これをちゃんとやらないと、↑みたいに整理するのは難しいです。

見極め：”気になること”の望ましい結果・状態は何か。

見極め作業のための場所（リスト）を作る

GTDの見極め・整理のプロセスをWunderlistを使って進めると、やっていることは基本的に「表現を変えならがリストからリストにタスクを移動させる」となります。

GTDの見極めプロセスでやるべきことは、まず「気になること」について

• 行動する必要があるもの
• 行動する必要のないもの

のどちであるかを判断することです。行動する必要のないものについては、更に次の3つのどれであるかも判断します。

• 自分にとって意味がないもの
• とりあえず保留にしておくもの
• 資料としてとっておくもの

先ほど「リストからリストにタスクを移動させていく」と書きましたが、この見極めのプロセスを進めるために次のリストを作成しておきました。

このリストは次の整理のプロセスが終わると、全て空になります。

見極めプロセスで僕が実施した具体的な手順

見極めのために僕が具体的にやったことは、次の4つの手順です。

1. 元旦に作成した「やることリスト100」から、最初の四半期に取り組むものをピックアップし、それらを一旦「未決リスト」に入れる。
2. 未決リストに入った「気になること（やること）」について、一つ一つ、「これは行動すべきものかどうか？」を判断する。
3. 行動すべきものだと判断した場合は、更に「この気になることについての望ましい結果・状態は？」を考え、それに表現を合わせて「行動する必要ありリスト」に放り込む。
4. 行動する必要がないと判断した場合には、「意味がないもの」か「とりあえず保留」か「資料として参照したいものか」を判断し、それぞれのリストにそのまま放り込む。

気になることが示す意味を知るには、2つのことを考えなければならない。

この手順で重要なのは多分、3番目のステップ。GTD本を参照すると、

最終的な目標と、そこに近づくために実際にどういう行動を起こすべきかを明らかにしなければ、それは「いつまで経っても達成できそうにないこと」のままである。 

と記述してあります。つまり、この段階では「望ましい結果・状態」と「そのために取るべき次の行動」の2つを明らかにした上で、気になることの示す意味を把握することになるようです。

先ほどの4つの手順を見たら分かりますが、この段階では僕は「そのために取るべき次の行動」については考えませんでした。それは単に次のステップだと勘違いをしていたからでして、次回の週次レビュー時にはちゃんと実践してみようと思います(・ω・｀)

体験してみないと、どんなもんか分からないですしね。

行動するかもしれない…は存在しない。

見極めのプロセスで秀逸なのは、「とりあえず保留」が用意されている点でしょうか。

これは行動すべきものか？と問われた時に、「行動するかもしれないし、しないかもしれない」と答えたくなることがしばしばありますが、それはつまり次のように表現し直すことができます（本からそのまま引用）。

答えは「ある」か「ない」の2つだ。「あるかもしれない」は「ない。だがあとで行動が必要になるかもしれない」が答えになる。

 ただ、そのための判断には、それが自分にとってどのような意味を持つものなのかをハッキリさせておく必要があります。それを怠ると、行動すべきものとそうでないものがごちゃ混ぜになってしまうそうな。

とすると、このタイミングでも必要に応じて

• その気になることの望ましい結果・状態は何か？
• それについて次の取るべき行動は何か？

を考えた方が良さそうですね。

整理：それが意味することと置き場所は一致しているか。

まずは相応しい置き場所を用意するところから。

さて、次は楽しい楽しい整理のプロセスです。

見極めのプロセスは、結構頭を使うので正直しんどいです。とはいえ、それをやらなかったらどうなるかというと、結局行動する時になって考えなくてはいけなくて、それが1つ1つの行動を重くしてしまうわけです。なので、しんどいなりの見返りはあるわけです。

対して整理のプロセスは、見極めたタスクが一つ一つあるべき場所に収まっていく感じがして、パズルを解いているような感じでした。楽しかったです。

さて、整理のプロセスでやることも「リストからリストにタスクを移動する」ですので、受け皿となるリストを先に作っておきます。

前回の記事から若干変わっているかも。少しだけですが。これらのリストめがけて、先ほど「行動する必要ありリスト」に格納したタスクを放り投げていきます。

リストの意味が分かれば整理も捗る。

整理というのは、つまり先ほど作ったリストにタスクを分類していくことです。なので、分類するためのはそれぞれのリストの意味を把握する必要があります。

「人生の目的／価値」と「構想（ビジョン）」はちょっと重たいので今は割愛。残りの目標〜プロジェクトについて、僕なりに解説します。

• 目標／ゴール：いつまでにこういう結果が欲しい、というものが目標／ゴールとなります。例えば「ブログを月間10万PVにする」などは、ここに分類されます。
• 関心を払う分野：この分類があるのが秀逸。何か特定のゴールがあるわけではないけど、そのことについては常日頃から関心を持って取り組みたいこと、がここに分類されます。例えば僕の例だと、「奥さんと楽しく過ごすために定期的にデートする」とか「行動分析学についての学びを深める」等です。
• プロジェクト：一つの行動では完遂できないもの。僕の例だと、「去年からの積み残しであるステップメールの原稿を完成させる」が該当します。この作業は、本を読んで調べたり、いくつかある原稿を書いたりといった、複数の行動によって構成されています。こういうものは全てプロジェクトとなります。
• 行動：一つの行動で終わるものは、後述の「次に取るべき行動リスト」にそのまま格納します。これに該当するは、例えば「○○さんにメールを書く」等です。

次に取るべき行動リストが行動のトリガー

整理のプロセスのゴールの1つは、望ましい結果・状態を前述のように分類することですが、もう1つやるべきことがあります。それは「どのような行動をとるべきか」についても表現しておくことです。

というわけで、行動を書き出しておく場所が必要になります。

分類は基本的に「どんな条件が整ったら行動できるか」を基準にします。最初はGTD本のままにしていたんですが、どうも僕の現状とは一致しないようなので若干カスタマイズしました。

僕の場合、この「次に取るべき行動リスト」に書いてある行動は、一部を除き、これから一週間の間にやるべきことになっています。ほとんどパソコン（Mac）での作業ですねｗ

整理プロセスで僕が実施した具体的手順

望ましい結果・状態、そして次に取るべき行動の受け皿ができたら、いよいよ実際に整理をしていくわけです。僕は次の手順で進めました。基本的には「リストからリストにタスクを移動させる」ことです。

1. 見極めプロセスで「行動する必要ありリスト」に入れたタスクを、一つ一つ、どの望ましい結果・状態のリスト入れればいいかを判断し、必要に応じて表現を変えながらタスクを移動させる。
2. 後々に検索しやすくするために、リストごとに記号と通し番号を振っておく。
3. 「目標／ゴール」や「関心を払う分野」に分類したものについては、その場で思いつけばプロジェクトも併せて追加する。
4. 単一の行動で終わるものについては、そのまま「次の行動リスト」に分類する。
5. 全てのタスクの分類が終わったら、全体を見渡しながらプロジェクトを追加したり、次にやるべき行動を追加したりする。行動については、これから一週間のやるべきことが書き出されているようにする。

 以上です。実際には上記手順を上から下までスムーズに進めたわけではなくて、行ったり来たりしながら整理をしていました。

横断検索を有効活用するための工夫

上記手順の最後の5番目では、バリバリ横断検索を使いながら、ちゃんとプロジェクトや行動が設定されているかを確認します。なので、上手く複数のリストに跨って関連するものを検索できるようにするための工夫が必要です。

タグが使えるツールの場合はタグを使えばいいのですが、Wunderlistにはタグが内容なので、

• 記号＋3桁の通し番

をタグ代わりに割り振ることにしました。次のような記号＋通し番号を使っています。

• 目標／ゴールの場合：@GOALxxx
• 関心を払う分野の場合：@DOMAINxxx
• プロジェクトの場合：@PRJxxx

で、具体的にはこんな風に使います。

• 目標「@GOAL001 ブログで月間10万PVを達成する」
• プロジェクト1「@PRJ001 過去の記事の文章とタイトルの見直し @GOAL001」
• プロジェクト2「@PRJ002 人気記事を抽出するブログパーツを設置 @GOAL001」
• 行動「Google Analyticsでアクセスの少ない記事をピックアップする @PRJ001」

このように書いておくと、@GOAL001で検索すれば目標とそれに関連したプロジェクトが検索できますし、@PRJ001で検索すればプロジェクトとそれに関連した行動が検索できます。

目標や関心を払う分野に、プロジェクトまたは行動が設定されていることはとても大事なのです。行動しなければ進捗はありませんから。なので、こんな感じでサクッと検索できるのは本当に嬉しいのです！(・∀・)

とりあえず保留にしたものは？

見極めプロセスで「とりあえず保留」にしておいたものがありました。これについても簡単に整理しておきます。

保留ということは判断を先延ばしにしたということなので、どこかで再びチェックする必要があります。なので、それが保証されるようにしておくのがここでのポイントです。あとあと再レビューされることが保証されているから、安心して保留にできるわけです(・∀・)

GTDには毎週リスト全体をレビューし直すプロセスが含まれているのですが、「定期的にレビューリスト」に入れたものは、その際に見直すことにします。

「特定日にレビュー」については、この日に見直ししたいということが決まっているものを入れて、期限を設定してリマインドされるようにします。リマインド機能が無いツールの場合は、スケジュールを管理しているカレンダーに書くといいかと。

と、まぁ、長々とGTDの見極め・整理のプロセスについて書いてきました。

やってみて意外だったのは、かなりスムーズに実践できたことでして。こういうのって机上の空論ぽくなって、やってみるとどうもなぁ…ということが多いのですが、さすがというかなんというか。もっと早く忠実にやってみるんだったなぁ。

今回の実践を通して気づいたことはまだまだあるんですが、ちょっと長くなってきたのでまた次回にでも書きます。ではでは。

あわせてどうぞ。

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1. 新年は目標じゃなくて「やることリスト100」を作って3割バッターを目指
2. GTD熱が再び！：Wunderlistを使ってGTDを具体的な形にしてみた。
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4. GTD実践メモ：「気になること」は”5つのパターン”に分類するときれいに整理できる。

参考図書

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