Life Hacks Press : JoelスケジュールとGTD

Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~

Life Hacks PressのGTD特集を読んで、とても気に入ったところがあった。GTDでは、頭の中にある「やるべきこと」や「気になってること」を全て書き出す。で、それらに対して「次の物理的なアクション」を記述していく。これが(　・∀・)ｲｲ! （まだ続きがあったりするんですが、それはこのエントリのメインじゃないので割愛）
で、思いついたのがJoel on Softwareに出てくるスケジュールと組み合わせてみること。以下のような感じ。

カテゴリ	タスク	次のアクション	優先度	当初見積	現状見積	経過時間	残り時間
ユーザー打合せ	打合せ資料の作成	Excelを起動する	1	3	2	2	0
ユーザー打合せ	資料の内部レビュー	打合せ部屋に移動する	1	2	2		2
プロジェクト管理	進捗の確認	Aさんに声をかける	2	0.25	0.25		0.25

スケジュールの運用手順は以下の通り。

1. その日の始めに思いつくかぎりのタスクをあげる。カテゴリは自分に分りやすいように適当につける。
2. タスクごとに「次のアクション」を記述。そのタスクをはじめるにあたって、実際に取るであろう物理的アクションを記述する。
3. 優先順位、当初見積、現状見積を記入。この段階では、当初見積=現状見積となる。
4. 優先順位や現在の状況（どの程度時間がとれるか、準備は整っているか等）を踏まえ、取り掛かるタスクを決める。
5. 実施するタスクの「次のアクション」に記述している内容を行動に移す。
6. 作業の合間合間に現状見積と経過時間を更新する。残り時間は「現状見積-経過時間」で自動的に計算。
7. タスクが終了したら、次のタスクへ。

1で全てのタスクをあげているのは、タスクの全体量を把握するためと、全ての仕事が書き出されているという安心感を得るため。ここにあげるタスクは、別にその日のものだけじゃなくて、思いつくもの全てです。1ヶ月後くらいのものでも、思いついたらあげちゃいます。一旦タスクをあげきったあとも、ちょくちょく見直して思いつくものがあれば追加します。

2と5の「次のアクション」は、実際に作業を始めるにあたり、心理的なハードルを下げるために記述します。どうも作業というのは、はじめるまでが一番大変らしい。やる気がなくても、とりあえずはじめてしまえば何とか進んだりする。「次のアクション」が記述してあれば、そこに書いてある内容を機械的に実行すればいい。そんな役割を担うので、「次のアクション」に記述するのは、とても単純なアクションがいい。Excelを起動するとか、資料を引き出しから出すとか。過去の自分に指示を出してもらってる気分。

6で現状見積を更新する。作業を進めると、その作業自体に対する学習が進むので、完了までの時間をより正確に予想できる。で、現状見積も正確な値に近づく。経過時間は、単純に作業を始めてからのおおよその経過した時間。更新された現状見積から経過時間を引いてやれば、残りの作業量が時間で分る。更に、今週やる作業にだけ現状見積を記述するようにすれば、今週の作業量はどんくらいだっけ？ってのが判断できたりします。

7のタスク完了の時点で、現状見積と経過時間は等しい値になり、残り時間は0となります。

1週間ほどやってますが、なかなかいい感じ。調子のいい日は、すごく時間を上手く使えてる感触が得られます。タスク管理の方法自体が軽量なので、続けやすいですね。ある程度、適当にやれる部分もあって(=厳密すぎない)気分も楽です。これをベースにして、使いながら改善していきたいと思います。いま思いついてる改善案は、作業を途中で中断した場合に、「次のアクション」に作業を再開するときに実施するアクションを記述するようにしてみるってとこですかね。