私が日常的に実践しているタスク管理手法のお話。
何をするか考えるためのタスクから始める
ある一塊の仕事に手をつけることになった場合、まずやることは「どうやって進めようかな」と考える。
例えば「○○についての企画書を作成する」という仕事があったとして、そうするとまずはこうなる。
仕事『○○についての企画書の作成』 □タスクをリストアップする
で、タスクの洗い出し。その際のポイントは「不安」だと思う。不安の原因になることは、タスクとして表現するのだ。
- ○○について分からないので、Aさんに聞く
- ○○が起きた場合の対策を考えておく、など
分からないとか、怖いとか、そういう感情をなくすための行動をリストアップする感じ。
また、仕事が大きすぎて、どうすればいいかわからない場合は分解する。「現状を確認する」とか「業者を探す」とか、小さなカテゴリを作るようなイメージ。多分、この場合はMECE（漏れなくダブりなく）になっているとベストだと思うけど、そこまで難しく考えない方が進めやすいかもしれない。
頻繁にやるような仕事で、不安なく進められそうなものであれば、淡々と行動をリストアップしていけばいい。
あと、あるタスクの結果がその先の進め方を決めるようなケースでは、そのタスクの完了後に、再度、進め方を考えるためタスクを書いておく。
そんなこんなで、タスクリストが大体以下のような状態になる。
仕事『○○についての企画書の作成』
■<del>タスクをリストアップする</del>
□現状確認
□各部署の部長に確認
□実現方法調査
□ググってみる
□知っている業者の営業さんに聞いてみる
□Fooさん
□Barさん
□現状と調査結果に基づいて、今後の進め方を考える
ちなみに仕事の完了状態は、大抵の場合、すぐにイメージできるので、ゴール設定（いついつまでに○○と○○が完成し、○○さんへ報告を完了していること、みたいな）から始めることは、あまりしない。なんだか良くわかんない、いつもと違う仕事が割り当てられたぞって時も、基本的には仕事を振られたときに確認するので、タスク管理に入ったときには大抵はゴールが分かっている。それでもよく見えてなかったり、考えてみるとちょっと方向違うかもって思ったら、それをはっきりさせるタスクからスタートかな。
期限を設定して、いま注目すべきタスクに絞り込む
具体的にいつタスクに手をつけるかは、期限が全てだ。作業の重さというものあるのだけど、タスクを分解していくと、一つ一つの行動の重さに差は無くなっていく。大変な仕事というのは、単に行動の数が多くなっていくだけなのだ。というわけで、いつ着手するかは、各行動に割り当てられた期限をもって判断すればいい。期限の設定の仕方は、当然、その仕事の緊急度や重要度によって違う。基本的には重要かつ緊急のものから片付ける。
というわけで、期限を設定したタスクリストはこんな感じ。
仕事『○○についての企画書の作成』
■<del>タスクをリストアップする</del>
□現状確認 11/27
□各部署の部長に確認する 11/21
□現状を纏める 11/27
□実現方法調査 11/27
□ググってみる 11/20
□知っている業者の営業さんに聞いてみる 11/27
□Fooさん 11/27
□Barさん 11/27
□現状と調査結果に基づいて、今後の進め方を考える 11/28
期限を設定すると、「今週やること」や「今日やること」に絞り込むことができるので、今に焦点を当てやすくなる。期限を設定するまでが「整理フェーズ」で、絞り込んだ後は「実行フェーズ」といったところだろうか。
私の場合は、以下のようにして作業に入っていくことが多い。
- 毎朝、今日期限＋明日期限のタスクを確認
- 明日の作業に重そうなものがあれば、前倒しを意識する
- 確認後、今日期限のタスクだけに絞り込み、作業に入る
また、週の初めには必ず、全タスクの見直しと必要に応じた期限の再設定を行うようにしている。
やろうとして作業がイメージできなかったら、何をやるか考える
実際作業に入ろうとして、「えっと・・・何すればいいんだっけ？」となることがある。これは「行動」が見えてない証拠。その場合は、手を止めて再度、タスクの分解に入る。例えば、「各部署の部長に確認する」といっても、
- 部長は何人もいるし、どうやって聞くんだっけ？てか、そもそも何を聞くんだっけ？いつまでに？
となってしまうわけで。そういう疑問に答えるように、タスクをリストアップしていく。それに伴い期限も再設定。そうすると、まぁ、こんな感じになるのかな。
仕事『○○についての企画書の作成』
■<del>タスクをリストアップする</del>
□現状確認 11/27
□各部署の部長に確認する 11/26
□確認項目のリストアップ 11/20
□問い合わせの文章を作成する 11/20
メモ: 返答期限(11/26)を明記すること
□メールを送る 11/20
□念のために△△会議で周知 11/25
□現状を纏める 11/27
□実現方法調査 11/27
□ググってみる 11/20
□知っている業者の営業さんに聞いてみる 11/27
□Fooさん 11/27
□Barさん 11/27
□現状と調査結果に基づいて、今後の進め方を考える 11/28ここまでくれば、手をつけることが出来そうである。
ツールの話
と、まぁ、そんな感じで日々の作業をこなしているわけであります。んで、こういうやり方をしているとツールのサポートというのは必須なわけです。んで、O.SHI.GO.TOを開発した、と。実際に上のタスクリストをO.SHI.GO.TOで作成すると、こんな感じになります。
今日期限のタスクに絞込み表示したところ。
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Cocoroyoi.net
